Releas notes AWIS projecten

Release 1

Samenvatting

De eerste release van AWIS Projecten biedt een omgeving aan waarin gemeenten en rioolbeheerders nieuwe projectaanvragen kunnen indienen en hun lopende projectaanvragen kunnen bekrachtigen door her in te dienen.

Deze release behelst dus enkel de aanvraagfase van een project. De uitwisseling in het kader van het verdere verloop van een project blijft via het VMM extranet opgevangen. In toekomstige releases zal het volledige projectverloop worden overgezet naar deze nieuwe AWIS-omgeving.

Functionaliteiten

Rechten en rollen

• Het configureren van rechten en rollen voor deze applicatie gebeurt via WebIdm. Voor elke organisatie is een lokale beheerder aangeduid die in staat is om rechten uit te delen aan personen binnen de organisatie.
• Oplijsting rollen:
• Raadpleger: Een raadpleger kan de gegevens relevant voor zijn organisatie zien, maar niet aanpassen. De raadpleger kan een projectaanvraag ook pas zien nadat ze is ingediend.
• Dossierbeheerder: De dossierbeheerder is diegene die nieuwe projectaanvragen opstelt, indient en opvolgt. Afhankelijk van de organisatie, kunnen dat verschillende types projectaanvragen zijn (bv. een gemeente kan geen bovengemeentelijke projectaanvraag opstellen).
• Adviesverlener: Deze rol wordt nu door VMM gebruikt, maar zal in de toekomst ook gebruikt worden door andere adviesverleners.
• Indien een gebruiker meerdere rollen heeft, kan hij er één kiezen bij het aanmelden in de applicatie.

Projectaanvraag - algemeen

• De dossierbeheerders van gemeenten en rioolbeheerders kunnen GIP rioleringsaanvragen en GIP IBA aanvragen indienen.
  Belangrijk hierbij is dat voor elke organisatie een werkingsgebied is aangeduid, bestaande uit één of meerdere gemeenten, waarbinnen zij een aanvraag kunnen indienen.
• Voor elke aanvraag moet een hoofdgemeente worden aangeduid. Hierbij krijgt men ook de kans om één of meerdere "nevengemeenten" aan te duiden, indien het project over het grondgebied van meerdere gemeenten loopt.
  Gevolg is dat deze nevengemeenten ook leesrechten hebben op het project, en op de hoogte gehouden worden van wijzigingen.
• Dossierbeheerders van Aquafin kunnen bovengemeentelijke rioleringsprojecten, RWZI's en studieprojecten aanvragen en opvolgen.
• In de specifieke formulieren zitten dikwijls velden die berekend zijn op basis van andere geografische kaarten of op basis van de AWIS Rioolinventaris. U hoeft deze velden zelf niet meer in te vullen.
• Bij elk onderdeel van de aanvraagformulieren zit een informatieve tekst ter begeleiding. Bij de intekeningen is dit een heuse handleiding.
• VMM kan feedback geven op alle aanvragen via de applicatie. Een aanvraag kan worden heropend (voor verduidelijkingen of wijzigingen vanuit de aanvrager), definitief goedgekeurd of definitief afgekeurd.

Projectaanvraag IBA

• De IBA intekening bestaat uit een selectie van adressen, gebaseerd op de CRAB databank. Indien de adressen in CRAB niet beschikbaar zijn, kan er geen aanvraag worden ingediend. Na de selectie moet voor elk adres nog een aantal gegevens aangeleverd worden.
• Een IBA projectaanvraag bestaat, naast de intekening, uit 2 onderdelen: een basisformulier en een selectie van adressen waarvoor gegevens dienen aangevuld te worden.

Projectaanvraag rioleringsprojecten (gemeentelijk & bovengemeentelijk)

• Een aanvraag bestaat uit 3 onderdelen: een basisformulier, een intekening, en een specifiek formulier.
• Voor rioleringsprojecten is de intekening gebaseerd op het uitwisselingsformaat van de AWIS Rioolinventaris (Aquastreng). Er wordt m.a.w. een digitale intekening verwacht in de vorm van 3 Shapefiles (punt, streng, installatie).
• De intekening van een rioleringsproject moet binnen het grondgebied van de hoofdgemeente, en eventuele nevengemeenten liggen. Indien de hoofdgemeente wijzigt, is het aan te raden de intekening ook opnieuw op te laden.
• Om aan te duiden in welke straten een project plaatsvindt, dient u de CRAB codes van de desbetreffende straten bij de strengen in de shapefile mee te geven. Dit wordt ten stelligste aangeraden.
• Een uitgebreide handleiding voor het maken van deze intekening staat ter beschikking.

 Projectaanvraag RWZI

• Een aanvraag bestaat uit 3 onderdelen: een basisformulier, een intekening, en een specifiek formulier.
• De intekening van een RWZI hanteert hetzelfde formaat als een rioleringsproject, maar stelt extra regels op naar de inhoud toe. Dit staat in detail beschreven bij het info veld van de RWZI intekening.
• De intekening van een RWZI project moet binnen het grondgebied van de hoofdgemeente, en eventuele nevengemeenten liggen.

Contactpersonen

• Elke organisatie kan voor zichzelf één of meerdere contactpersonen aanduiden. Deze contactpersonen zullen op de hoogte gebracht worden via email van belangrijke wijzigingen en gebeurtenissen in de projecten.
  Tip: Je kan ook een algemeen email adres gebruiken bij de contactpersonen.
• Als VMM een aanvraag heropent, goedkeurt of afkeurt worden alle aangeduide contactpersonen automatisch op de hoogte gebracht. Dossierbeheerders hoeven dus niet dagelijks in de applicatie te kijken naar de stand van zaken.

Overzichtsscherm

• Elke organisatie heeft een beeld op de projectaanvragen die voor hen van belang zijn (lopende aanvragen, afgesloten aanvragen, aanvragen van nevengemeenten, ...).
• Het overzichtsscherm biedt een hele reeks aan filtermogelijkheden waarmee de gebruiker snel zijn projectaanvragen kan terugvinden.
• Elke gebruiker kan voor zichzelf een persoonlijke voorkeurfilter instellen die standaard actief staat op het overzichtscherm.
• De gebruiker kan nieuwe aanvragen terug verwijderen, zolang ze nog niet zijn ingediend.
• De gebruiker kan een ingediende aanvraag terug intrekken op de momenten dat ze ofwel heropend ofwel goedgekeurd is. Een afgekeurde aanvraag kan niet meer ingetrokken worden.