Privacyverklaring

De VMM respecteert je rechten als betrokkene bij de verwerking van je persoonsgegevens. In deze verklaring (versie april 2022) vind je hoe we je persoonsgegevens verzamelen, verwerken, gebruiken en beveiligen.

Algemeen beleid gegevensverwerking en -bescherming

VMM staat voor de Vlaamse Milieumaatschappij met maatschappelijke zetel:
DOKTER DE MOORSTRAAT 24-26, 9300 AALST en ondernemingsnummer 0887.290.276.
VMM is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (IVArp), als bedoeld in het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Jouw privacy is belangrijk voor ons. Wij willen transparant zijn over:

de verwerking van je persoonsgegevens;
waarvoor we je persoonsgegevens gebruiken;
de maatregelen die wij voorzien om je persoonsgegevens te beveiligen;
je rechten als betrokkene.

De VMM probeert altijd te handelen volgens ‘de Europese Verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG) genoemd’:

De VMM verwerkt je persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
De VMM verwerkt je persoonsgegevens alleen voor specifieke en gerechtvaardigde doelstellingen.
De VMM verwerkt enkel je persoonsgegevens die nodig zijn om deze doelstellingen te realiseren. De VMM verzamelt en gebruikt daarom geen overbodige persoonsgegevens.
De VMM verwerkt enkel juiste en actuele persoonsgegevens. Als je persoonsgegevens niet correct zijn, kan je deze laten aanpassen. Hoe je dit kan doen, verneem je onder ‘Artikel 8 van deze privacyverklaring.
De VMM bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig om de doelstellingen te realiseren.

Definities: Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

De VMM verwerkt je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we de voornaamwoorden “we, wij, onze, ons” om te verwijzen naar de VMM.
Met de voornaamwoorden “jij, je, jou, jouw” verwijzen we naar:

een bezoeker van één van onze websites;
jij als individu van wie de VMM persoonsgegevens verwerkt bij de uitoefening van haar activiteiten (ook wel betrokkene genoemd).

Met “persoonsgegevens” verwijzen we naar informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Onder identificeerbaar verstaan we een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd door:

een naam;
een identificatienummer;
locatiegegevens;
een online identificator;
een of meer kenmerken van een fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van een natuurlijke persoon.

Met “website” verwijzen we naar alle webpagina’s, platformen, interactieve functies, applicaties, widgets, blogs, sociale netwerken of andere documenten die een link posten naar deze privacyverklaring en waarvoor deze privacyverklaring geldt.
De meeste webtoepassingen en subsites zijn deel van een of meerdere van de volgende actieve domeinen:

De websites van de VMM

vmm.be
waterinfo.be
zonderisgezonder.be

De websites van de Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (hosting door VMM)

integraalwaterbeleid.be
volvanwater.be

Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens (verwerkings-verantwoordelijke)?

De VMM is de verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens. De VMM heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld die de VMM adviseert over het naleven van de AVG. De Engelse term voor deze functionaris is de “data protection officer (DPO)”. Je kan ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om je rechten uit te oefenen. Je kan de FG contacteren via informatieveiligheid@vmm.be

Welke persoonsgegevens verzamelen wij over jou en vanuit welke bron?

We verzamelen, bewaren en verwerken de persoonsgegevens die jij ons op een of andere manier gegeven hebt:

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, verzamelen we je naam, voornaam en e-mailadres om onze nieuwsbrief te verzenden. Voor een overzicht van onze verwerkingsdoelstellingen verwijzen we naar artikel 4 van deze verklaring.
Wanneer je je inschrijft voor één van onze evenementen of studiedagen, verzamelen we je naam, voornaam en e-mailadres om je op onze gastenlijst te zetten en je op de hoogte te houden van het evenement of de studiedag.
Wanneer je een vraag of klacht hebt over één van onze diensten of je drinkwatermaatschappij of rioolbeheerder, verzamelen we je naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en adres om je vraag of klacht te beantwoorden.
Wanneer je wil deelnemen aan onze selectieprocedures, vul je een vragenlijst in zodat wij de meest geschikte kandidaat kunnen selecteren volgens de richtlijnen binnen de Vlaamse Overheid en om met jou te communiceren over de procedure. Hierbij vragen we je persoonsgegevens:

naam en voornaam;
adres;
telefoonnummer;
e-mailadres;
rijksregisternummer;
nationaliteit;
gegevens over je talenkennis, opleiding en werkervaring.

Automatische informatie: Wanneer je onze website bezoekt of een nieuwsbrief van ons ontvangt, verzamelen wij informatie via cookies en andere technieken. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij je door naar onze cookie policy.
Sociale media: Op deze platformen kondigt VMM haar activiteiten voor het publiek aan waarbij je een reactie kan plaatsen.
Informatie die we aanvragen bij authentieke bronnen of derde organisaties: Om de bij wet en/of decreet opgelegde taken uit te voeren, verwerkt de VMM persoonsgegevens. De VMM vraagt deze persoonsgegevens op bij de authentieke bron van deze persoonsgegevens, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid of bij andere Vlaamse overheidsinstanties. Om je persoonsgegevens te ontvangen, vraagt de VMM toegang tot deze gegevens voor gebruik bij de authentieke bron zelf of bij de Vlaamse Toezichtscommissie (voor persoonsgegevens opgevraagd bij andere Vlaamse overheidsinstanties). Meer informatie over de taken van de VMM, kan je hier terugvinden.
Beeldmateriaal: Voor opname en gebruik (publicatie) van beeldmateriaal zoals foto of film, vragen we jouw toestemming als je individueel herkenbaar bent.
Camerabewaking: In de gebouwen waar onze medewerkers je ontvangen, zijn camera’s aanwezig, aangeduid met pictogrammen. Bedoeling is de beveiliging van interne en externe medewerkers in en om de gebouwen te verhogen.
Camera’s kunstwerken (bruggen, ...): in het kader van onderzoek uitgevoerd door de VMM worden beelden gecapteerd aan waterlopen. Het doel is hier niet camerabewaking en er wordt vermeden om personen in beeld te brengen.

Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens (doel en rechtsgrond van de verwerking)?

Als je ons je persoonsgegevens meedeelt, nemen we ze op in onze databank om:

De kwaliteit van onze diensten en informatie te verbeteren;
Je te informeren over nieuwe ontwikkelingen binnen ons bevoegdheidsdomein;
Je te informeren over evenementen en studiedagen die we organiseren;

Deze verwerkingsdoelstellingen zijn gerechtvaardigd door de toestemming die jij geeft om jouw persoonsgegevens te verwerken.

Te voldoen aan onze wettelijk en/of decretaal opgelegde taken en bevoegdheden.

Bovenvermelde verwerkingsdoeleinde is in dit geval gerechtvaardigd door een wettelijke verplichting van de VMM om je persoonsgegevens te verwerken.

De AVG geeft zes verwerkingsgronden die de verwerking van jouw persoonsgegevens door VMM als overheidsdienst rechtvaardigen. Bij elke verwerking van persoonsgegevens moet ten minste één van deze gronden van toepassing zijn.

Jij geeft toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij betrokken bent.
De VVM is wettelijk verplicht jouw persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking is noodzakelijk om jouw vitale belangen te beschermen.
De verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang of voor een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.
De verwerking is noodzakelijk om de gerechtvaardigde belangen van de VMM te behartigen. Hierbij merken we op dat het een overheidsinstantie zoals de VMM niet toegelaten is om persoonsgegevens te verwerken op basis van deze grond voor de uitvoering van hun taken.

Hierna volgt een overzicht van de verschillende verwerkingsdoelstellingen van de VMM, gegroepeerd per verwerkingsgrond waarop de verwerking gebaseerd is:

1) Verwerkingen gebaseerd op jouw toestemming

De digitale VMM-nieuwsbrief waarvoor je kan inschrijven;
Evenementen en studiedagen van de VMM waaraan je deelneemt;
Vragen die je stelt of klachten die je bij de VMM indient. Let wel, de VMM heeft in bepaalde gevallen ook een decretale verplichting tot klachtenbehandeling, bv. de tweedelijns klachtenbehandeling voor de abonnees van de drinkwatermaatschappijen;
Deelname aan studies, bv. rond overstromingsgebieden en overstromingsrisico’s of aan een openbaar onderzoek bv. over de ontwerplijst zwemwateren tijdens het jaarlijkse badseizoen;
Deelname aan (klantentevredenheids)enquêtes;
Beheer van de fototheek. De foto’s publiceren we via de verschillende communicatiekanalen van de VMM, waaronder websites, folders en sociale media;
Spontane sollicitaties.

2) Verwerkingen i.v.m. de wettelijke verplichtingen die de VMM heeft:

Onderzoek, advies en inventarisatie rond het integraal waterbeleid en om de luchtkwaliteit te bewaken. Deze opsomming beperkt zich tot de belangrijkste taken maar is niet volledig. Taken van de VMM evolueren doorheen de tijd en spelen in op maatschappelijke noden en nieuwe wetenschappelijke inzichten.

In kaart brengen van de uitstoot van luchtverontreinigende stoffen en broeikasgassen door de landbouw;
Verlenen van watertoetsadvies bij bouwvergunningen of grondwatervergunningen;
Beheer van de uitbatingsdatabank die luchtemissies centraal inventariseert en archiveert
Registreren en publiceren van de bijdrage tot emissies afvalwater door bedrijven, openbaar via het online geoloket;
Onderzoek naar de mesthoeveelheid per landbouwbedrijf;
Maken van datasets van hoge resoluties over de hoeveelheid water;
Onderzoek naar de impact van zware neerslag + computermodellen opmaken om de impact van zware neerslag te vertalen in overstromingsgevaar- en watertoetskaarten;

Innen van heffingen op watervervuiling en grondwaterwinning;
Monitoring van de drinkwaterkwaliteit;
Taken als regulator voor leidingwater + tweedelijnsklachtenbehandeling voor abonnees van de drinkwatermaatschappijen;
Subsidieaanvragen door gemeenten en rioolbeheerders en andere actoren voor de (her)aanleg van riolering en de bouw van individuele behandelingsinstallaties; de aanleg van proeftuinen, enz
Aanschrijven en vergoeden van personen bij onteigeningen;

3) Verwerkingen bij taken van algemeen belang die de VMM vervult :

Bezoekersregistratie;
Communicatie Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (hierna CIW):
versturen van elektronische nieuwsbrief CIW en uitnodigingen voor studiedagen CIW via e-mail naar de organisaties die vertegenwoordigd worden in het CIW;
Bevraging van de klantentevredenheid bij de organisaties vertegenwoordigd in het CIW;
Beheer doelgroepenbestand: partners in milieubeheer informeren over de taken en dienstverlening van de VMM.

Met wie delen we je persoonsgegevens?

De VMM maakt voor het verwerken van de persoonsgegevens soms gebruik van andere dienstverleners die als verwerker, uitsluitend in opdracht van de VMM, optreden. Deze verwerkers mogen de persoonsgegevens niet gebruiken voor hun eigen (commerciële) doeleinden. De VMM selecteert deze partners zorgvuldig en verwacht dat zij even plichtsbewust met jouw persoonsgegevens omgaan als de VMM. Met deze verwerker(s) sluiten wij een verwerkersovereenkomst af waardoor ze de verplichtingen uit deze privacyverklaring en de AVG moeten naleven.

Jouw persoonsgegevens geven we niet door aan derden, tenzij je hiervoor een bijkomende uitdrukkelijke toestemming geeft (“opt-in”). Deze toestemming kan je op elk moment intrekken, zonder motivering en gratis via een e-mail naar informatieveiligheid@vmm.be.

De VMM kan jouw persoonsgegevens ook doorsturen wanneer de VMM hier wettelijk toe verplicht is of wanneer de VMM hiermee een taak van algemeen belang uitvoert. Wanneer de VMM persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met andere overheden, sluit de VMM hiervoor eerst een protocol af met de andere overheden zodat de uitwisseling voldoet aan de AVG. Bekijk het overzicht van de afgesloten protocollen.

Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De VMM heeft een beleid uitgewerkt rond het bewaren van persoonsgegevens. We zorgen dat de gegevens op een veilige manier bewaard blijven en dat we ze niet langer bijhouden dan nodig. De bewaartermijn van de gegevens hangt af van het doel waarvoor ze zijn verzameld of van de wettelijke bewaartermijn indien die er is.

Als je wil dat de VMM jouw persoonsgegevens niet langer bijhoudt of je wil graag meer informatie over de bewaartermijnen die we hanteren, kan je contact opnemen met ons. Hoe je dit doet, lees je in de Artikel 8.

Wanneer de VMM jouw persoonsgegevens verwerkt om te voldoen aan haar wettelijke bevoegdheden, bewaren we jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om deze taken en bevoegdheden te realiseren. Afhankelijk van de taak, kan deze bewaartermijn meerdere jaren bedragen. Dat is nodig omdat de VMM voor specifieke taken evoluties doorheen de tijd wil opvolgen.

De beveiliging van jouw persoonsgegevens

De VMM erkent haar verantwoordelijkheid om voor de persoonsgegevens een gepast beveiligingsniveau te voorzien. De VMM heeft dan ook verschillende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

verlies
misbruik en ongeoorloofde toegang
bekendmaking
wijziging of vernietiging

We houden daarbij rekening met de risico’s die verbonden zijn aan de verwerking. Op organisatorisch vlak passen we onder meer maatregelen rond beperkte toegang tot en monitoring van de gebouwen, systemen en bestanden toe. We nemen ook technische maatregelen waaronder firewalls en encryptie, bescherming via persoonlijke wachtwoorden en verificatie. Daarnaast krijgen medewerkers van VMM alleen toegang tot jouw persoonsgegevens als ze die nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Geregeld evalueren we de geldende veiligheidsmaatregelen en passen ze indien nodig aan. De VMM past de AVG-principes voor het verwerken van persoonsgegevens toe van bij de aanvang van nieuwe projecten en verwerkingsactiviteiten (data protection by design) en zal, indien nodig, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) overeenkomstig artikel 35 AVG, uitvoeren om de impact van een verwerkingsactiviteit op de rechten en vrijheden van betrokkenen te beoordelen. Afhankelijk van de uitkomst van deze DPIA, neemt de VMM de gepaste maatregelen om de nieuwe verwerkingsactiviteit zo goed mogelijk in overeenstemming met de AVG te brengen.

Je rechten i.v.m. je persoonsgegevens

De VMM is zo transparant en duidelijk mogelijk over de activiteiten waarvoor wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen. Bijgevolg heeft de VMM een beleid uitgewerkt zodat je jouw rechten over jouw persoonsgegevens die jij ons toevertrouwd hebt, kan uitoefenen. Je kan deze rechten uitoefenen door te mailen naar: informatieveiligheid@vmm.be.

Volgens de privacywetgeving heb je verschillende rechten.

Recht op informatie en toegang;
Je hebt het recht om op elk moment gratis je persoonsgegevens bij ons op te vragen We geven je dan een overzicht van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken en je kan hiervan een kopie vragen. Je kunt op deze manier ook vragen hoelang wij jouw gegevens bewaren, op basis van welke rechtsgrond wij jouw gegevens verwerken enz. Door de uitoefening van dit recht kan je ook nagaan of de gegevens die wij van jou hebben wel correct zijn.

Recht om jouw gegevens te laten verbeteren
Als je merkt dat de persoonsgegevens die wij van je hebben onjuist of onvolledig zijn, kan je ze laten corrigeren of aanvullen.

Recht om je gegevens te laten wissen
Je hebt het recht om te vragen dat de VMM de persoonsgegevens die we van jou hebben, verwijdert. Merk wel op, dit recht is niet absoluut. De AVG bepaalt onder welke voorwaarden je dit recht kan uitoefenen Onze FG zal beoordelen of aan één van de voorwaarden voldaan wordt. Als er wordt geoordeeld dat één van deze voorwaarden van toepassing is wissen we jouw persoonsgegevens. Indien jouw gegevens om specifieke redenen aan onze verwerkers werden doorgegeven, zal de VMM deze verwerkers vragen de gegevens ook bij hen te verwijderen. Weet dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, VMM sommige diensten en producten niet langer kan leveren.

Recht om de beperkte verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen
Als je om de beperkte verwerking van jouw persoonsgegevens vraagt, blijft het voor de VMM mogelijk om de gegevens bij te houden, maar wordt het gebruik ervan beperkt. De uitoefening van dit recht is beperkt van toepassing. Als de VMM nog andere zaken met jouw gegevens doet dan het louter bewaren van de gegevens, zal verdere verwerking in beperkte gevallen mogelijk zijn, bijvoorbeeld door opnieuw je toestemming te vragen voor de verwerking van jouw gegevens.

Recht van bezwaar tegen de verwerking
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens door de VMM wanneer deze verwerking gebeurt uit een algemeen belang. Als je dit recht inroept, zal de Functionaris Gegevensbescherming van de VMM onderzoeken of het door de VMM ingeroepen algemeen belang voor die verwerking zwaarder weegt dan jouw belangen, rechten en vrijheden. Als dit niet het geval is, zal de VMM jouw gegevens niet langer verwerken om die reden.
Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens
Dit recht houdt in dat je de gegevens die je aan de VMM hebt gegeven, terugkrijgt. Een bijkomend aspect van dit recht is dat jij met de gegevens die je terugkrijgt naar een andere verwerkings-verantwoordelijke kan gaan zonder dat de VMM zich daartegen kan verzetten. Je kan enkel van dit recht gebruik maken als de verwerking volgt uit een overeenkomst tussen jou en de VMM of wanneer je jouw toestemming gaf. Merk wel op, het gaat enkel over de gegevens die jij rechtstreeks aan de VMM hebt bezorgd.

Recht om je toestemming in te trekken
Voor alle verwerkingen waarvoor de VMM jouw toestemming vraagt, kan je op elk ogenblik deze toestemming intrekken. Het intrekken van jouw toestemming heeft geen impact op de verwerkingen die de VMM deed toen je toestemming nog geldig was Je kunt je toestemming op verschillende manieren intrekken:

Je kan je uitschrijven voor nieuwsbrieven, uitnodigingen voor evenementen, studiedagen en enquêtes via de uitschrijflink die telkens onderaan de verstuurde communicatie staat. Na verwerking van je uitschrijving ontvang je geen communicatie meer van ons.
Je kan contact opnemen met onze FG en verzoeken om voor een bepaalde activiteit jouw toestemming in te trekken. Stuur je verzoek naar informatieveiligheid@vmm.be.

Waar kan je terecht met je verzoek om je rechten uit te oefenen?
Indien je jouw rechten onder de AVG wilt uitoefenen of je hebt een vraag over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je ons contacteren:

per e-mail: informatieveiligheid@vmm.be;
per post: naar Vlaamse Milieumaatschappij, Dokter De Moorstraat 24-26, 9300 Aalst, t.a.v. de FG;

Om er zeker van te zijn dat we geen persoonsgegevens van anderen met je delen, verzoeken we je om ons een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart te sturen.

Recht om bemiddeling aan te vragen of een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten

Je hebt altijd het recht om bemiddeling aan te vragen of een klacht in te dienen bij volgende toezichthoudende autoriteiten:

De Vlaamse Toezichtcommissie: Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel; +32 (0)2 553 5047; contact@toezichtcommissie.be
De Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel; +32 (0)2 274 48 00; www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/bemiddeling-aanvragen

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

De VMM heeft het recht om op elk gewenst moment deze privacyverklaring aan te passen door een nieuwe versie te plaatsen op onze websites. Raadpleeg deze privacyverklaring geregeld zodat je de actuele versie kent. De VMM werkt voor verschillende diensten samen met andere partners. De VMM is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze partners en bepaalt niet de inhoud van hun privacyverklaring. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze partners te raadplegen.